Termeni & Politică

Versiunea 1.0 · În vigoare din 12.10.2026

1. Despre acești Termeni și despre Furnizor

Prezenții Termeni și condiții de utilizare („Termenii”) reglementează accesul la și utilizarea aplicației web IQ Dental Hub, disponibilă la adresa https://mentorchat.co, precum și a tuturor funcționalităților, actualizărilor și serviciilor conexe (împreună, „Serviciul”).

Serviciul este furnizat de SFNT MARKETING S.R.L., cu sediul social în Bld. Ghioceilor nr. 14, Sat Dumbrăvița, Com. Dumbrăvița, jud. Timiș, cod poștal 307160, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2023001318352 (EUID ROONRC.J2023001318352), cod unic de înregistrare 47907090, e-mail: [email protected], telefon: 0722588697 („Furnizorul”, „noi”).

Termenii, împreună cu Politica de confidențialitate, Politica privind cookie-urile și stocarea locală și Acordul de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR), precum și cu orice ofertă sau acord scris încheiat separat între părți, formează contractul dintre Furnizor și Client („Contractul”).

2. Definiții

În sensul prezentului Contract, termenii de mai jos au următoarele înțelesuri:

• Client sau Laborator – persoana juridică, persoana fizică autorizată, întreprinderea individuală sau alt profesionist care își creează un cont de laborator în Serviciu și în numele căruia Serviciul este utilizat.
• Cont de laborator – spațiul separat și izolat logic din Serviciu alocat unui Client (denumit tehnic și „tenant”), care cuprinde datele, utilizatorii și setările acestuia.
• Utilizator – orice persoană fizică căreia i s-a creat sau care și-a creat un cont de acces în Serviciu, inclusiv proprietarul sau administratorul laboratorului, tehnicienii dentari și medicii.
• Administrator – Utilizatorul desemnat de Client cu drepturi de administrare a Contului de laborator (de regulă, proprietarul laboratorului).
• Tehnician – Utilizatorul care lucrează în cadrul laboratorului și căruia Administratorul i-a atribuit drepturi de acces.
• Medic – medicul dentist sau reprezentantul unei clinici care se conectează la un Cont de laborator prin intermediul unui cod de asociere și care are acces doar la propriile comenzi și plăți.
• Datele Clientului – toate datele, informațiile, fișierele, fotografiile, mesajele și celelalte conținuturi introduse, încărcate sau generate în Contul de laborator de către Client sau de către Utilizatorii săi, inclusiv datele privind pacienții.
• Date despre pacienți – datele referitoare la pacienții clinicilor sau ai medicilor, introduse în Serviciu (de exemplu: nume sau inițiale, dinți vizați, tipul lucrării, culoarea, observații, informații privind probele), care pot constitui date privind sănătatea în sensul art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679.
• Fișă de comandă – înregistrarea digitală a unei lucrări dentare comandate laboratorului, cu schema dentară FDI, culoarea VITA, termenele de livrare, probele și celelalte informații aferente.
• IQ Bot – asistentul bazat pe inteligență artificială integrat în Serviciu.
• Magazin – secțiunea din Serviciu în care sunt prezentate produse ale unor parteneri terți, cu trimiteri (link-uri) către site-urile acestora.
• Plan – pachetul de abonament ales de Client (Start, Profesional, Laborator sau altul oferit ulterior), cu limitele și prețul aferente.
• GDPR – Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
• DPA – Acordul de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR), parte integrantă a Contractului.

3. Acceptarea Termenilor și clauzele standard

Prin crearea unui cont, prin bifarea căsuței de acceptare sau prin accesarea ori utilizarea Serviciului, declarați că ați citit, ați înțeles și acceptați Termenii în integralitatea lor. Dacă nu sunteți de acord cu Termenii, nu aveți dreptul să creați un cont și nici să utilizați Serviciul.

Persoana care creează Contul de laborator sau acceptă Termenii în numele Clientului declară și garantează că are capacitatea și împuternicirea necesare pentru a obliga Clientul. În lipsa unei astfel de împuterniciri, persoana respectivă răspunde personal pentru obligațiile asumate.

Fiecare Utilizator (inclusiv Tehnicienii și Medicii) acceptă Termenii în ceea ce privește propria utilizare a Serviciului. Medicii acceptă, în plus, că datele pe care le introduc în legătură cu un Laborator devin parte din Datele Clientului respectiv.

În conformitate cu art. 1203 din Codul civil, Clientul declară că a luat cunoștință și acceptă în mod expres, inclusiv prin bifarea căsuței dedicate la crearea contului, următoarele clauze: limitarea și excluderea răspunderii Furnizorului (art. 23 și 24), dreptul Furnizorului de a suspenda Serviciul și de a rezilia Contractul (art. 17 și 18), dreptul Furnizorului de a modifica Termenii și prețurile (art. 16 și 27), obligația de despăgubire (art. 25), reducerea termenului de prescripție (art. 24), excluderea excepției de neexecutare și alegerea instanței competente (art. 31).

4. Serviciu destinat exclusiv profesioniștilor

Serviciul este destinat exclusiv profesioniștilor din domeniul tehnicii dentare și al medicinei dentare, care acționează în cadrul activității lor profesionale. Clientul și Utilizatorii nu au calitatea de consumatori, iar legislația privind protecția consumatorilor (inclusiv dreptul de retragere din contractele încheiate la distanță) nu se aplică raporturilor născute din Contract.

Prin acceptarea Termenilor, Clientul confirmă că utilizează Serviciul în scop profesional și că deține toate autorizațiile, avizele și înregistrările cerute de lege pentru desfășurarea activității sale.

5. Descrierea Serviciului

Serviciul este o aplicație software de tip SaaS (software ca serviciu) pentru gestiunea activității laboratoarelor de tehnică dentară și include, în funcție de Plan și de configurarea făcută de Client, următoarele funcționalități:

• fișe de comandă digitale, cu schemă dentară FDI, culoare VITA, termene de livrare și evidența probelor;
• calendar al lucrărilor, probelor și livrărilor;
• evidența plăților și a încasărilor, inclusiv a plăților parțiale;
• evidența manoperelor tehnicienilor și calculul remunerației aferente acestora;
• rapoarte, cu posibilitatea de export în format PDF și Excel;
• mesagerie internă, cu posibilitatea de a atașa fotografii;
• asistentul IQ Bot, bazat pe inteligență artificială;
• secțiunea Magazin, cu trimiteri către produse ale unor parteneri terți;
• accesul Medicilor, prin cod de asociere, la propriile comenzi și plăți.

Furnizorul poate dezvolta, modifica, înlocui sau retrage funcționalități ale Serviciului, cu condiția ca funcționalitățile esențiale ale Planului contractat să nu fie reduse în mod substanțial pe durata perioadei de facturare în curs. Despre retragerea unei funcționalități esențiale, Clientul va fi notificat cu cel puțin 30 de zile înainte.

6. Contul, Utilizatorii și credențialele

Clientul este responsabil pentru crearea, administrarea și dezactivarea conturilor Utilizatorilor săi, pentru atribuirea rolurilor și permisiunilor și pentru verificarea identității persoanelor cărora le acordă acces. Clientul răspunde pentru toate acțiunile efectuate prin conturile Utilizatorilor săi ca pentru propriile fapte.

Fiecare Utilizator trebuie:

• să furnizeze date de înregistrare corecte, complete și actualizate;
• să folosească o parolă puternică și unică și să o păstreze confidențială;
• să nu împartă contul sau credențialele cu alte persoane – fiecare persoană trebuie să aibă propriul cont;
• să activeze, acolo unde este disponibil, codul PIN și orice alte măsuri suplimentare de securitate puse la dispoziție de Furnizor;
• să se deconecteze de pe dispozitivele partajate și să protejeze dispozitivele de pe care accesează Serviciul;
• să anunțe imediat Administratorul și Furnizorul, la [email protected], despre orice acces neautorizat sau suspiciune de compromitere a contului.

Codul de asociere al Laboratorului permite Medicilor să se conecteze la Contul de laborator. Clientul este responsabil pentru distribuirea codului doar către medicii și clinicile cu care colaborează și pentru dezactivarea accesului Medicilor cu care nu mai colaborează.

Furnizorul nu răspunde pentru pierderile sau prejudiciile rezultate din nerespectarea obligațiilor de mai sus, din divulgarea credențialelor sau din utilizarea conturilor de către persoane cărora Clientul ori Utilizatorii le-au permis, cu intenție sau din neglijență, accesul.

7. Utilizare acceptabilă și conduite interzise

Serviciul poate fi utilizat numai în scopuri legale și în conformitate cu Contractul. Este interzis, fără a se limita la acestea:

• introducerea sau transmiterea de conținut ilegal, defăimător, obscen, discriminatoriu sau care încalcă drepturile terților (inclusiv drepturi de proprietate intelectuală sau dreptul la viața privată);
• introducerea de date personale fără temei legal sau peste ceea ce este necesar scopului;
• încercarea de a accesa datele altor Clienți, conturi sau sisteme fără autorizare, ori de a ocoli izolarea dintre conturile de laborator, permisiunile sau măsurile de securitate;
• scanarea, testarea vulnerabilităților sau testarea de penetrare fără acordul scris prealabil al Furnizorului;
• încărcarea de viruși, programe malițioase sau a oricărui cod dăunător;
• supraîncărcarea deliberată a infrastructurii, inclusiv prin cereri automate excesive (roboți, „scraping”, atacuri de tip „denial of service”);
• decompilarea, dezasamblarea, ingineria inversă sau copierea Serviciului, cu excepția cazurilor permise expres de lege;
• revânzarea, sublicențierea, închirierea sau punerea Serviciului la dispoziția terților, altfel decât prin conturile de Utilizator permise de Plan;
• utilizarea Serviciului pentru dezvoltarea unui produs concurent;
• utilizarea IQ Bot pentru a genera conținut ilegal sau pentru a ocoli limitările de utilizare;
• folosirea mesageriei interne pentru comunicări comerciale nesolicitate (spam).

Furnizorul poate elimina sau bloca accesul la conținutul care încalcă prezentul articol și poate lua măsurile prevăzute la art. 17 și 18.

8. Datele Clientului

Între părți, Clientul rămâne titularul tuturor drepturilor asupra Datelor Clientului. Furnizorul nu dobândește niciun drept de proprietate asupra acestora.

Clientul acordă Furnizorului, pe durata Contractului și ulterior, în măsura necesară îndeplinirii obligațiilor de la art. 19, o licență neexclusivă, gratuită, valabilă la nivel mondial (cu respectarea regulilor privind transferurile internaționale de date), de a stoca, găzdui, copia, prelucra, transmite și afișa Datele Clientului exclusiv în scopul furnizării, întreținerii, securizării și asistenței Serviciului, al efectuării copiilor de siguranță și al respectării obligațiilor legale.

Furnizorul poate utiliza date statistice agregate și anonimizate, care nu permit identificarea Clientului, a Utilizatorilor sau a pacienților, pentru îmbunătățirea Serviciului, analiza performanței și securității și în scopuri statistice. Datele privind pacienții nu vor fi utilizate de Furnizor în scopuri proprii.

Prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Datele Clientului este reglementată de DPA.

9. Responsabilitatea Clientului pentru datele introduse. Datele despre pacienți

Clientul este singurul responsabil pentru Datele Clientului, inclusiv pentru legalitatea, exactitatea, calitatea, integritatea și actualitatea acestora, precum și pentru modul în care au fost obținute. Clientul declară și garantează că:

• deține un temei legal valabil, potrivit art. 6 și art. 9 GDPR (de exemplu, art. 9 alin. (2) lit. h), corelat cu contractele încheiate cu clinicile și medicii și cu obligația de secret profesional), pentru introducerea și prelucrarea datelor despre pacienți în Serviciu;
• a furnizat persoanelor vizate informările cerute de art. 13 și 14 GDPR sau s-a asigurat că acestea au fost furnizate de clinici ori de medici;
• atunci când acționează, la rândul său, ca persoană împuternicită a clinicilor sau medicilor, a obținut autorizarea acestora pentru utilizarea Furnizorului în calitate de subîmputernicit;
• respectă obligațiile de secret profesional și de confidențialitate aplicabile;
• introducerea Datelor Clientului și utilizarea lor prin Serviciu nu încalcă legea și nici drepturile terților.

Clientul trebuie să instruiască Utilizatorii (inclusiv Medicii) să introducă numai datele strict necesare executării lucrării – de exemplu, inițialele pacientului sau un cod intern în locul numelui complet – și să nu introducă în Serviciu date de identificare suplimentare (CNP, adresă, telefon, istoric medical complet, radiografii neanonimizate etc.) care nu sunt necesare. Câmpurile de observații, mesajele și fotografiile nu trebuie folosite pentru a stoca documente medicale.

Medicii și clinicile rămân operatori de date în raport cu pacienții lor și răspund pentru datele pe care le transmit laboratorului prin Serviciu.

10. Natura Serviciului: instrument de gestiune, nu dispozitiv medical

IQ Dental Hub este un instrument de gestiune administrativă și organizatorică. Serviciul NU este un dispozitiv medical în sensul Regulamentului (UE) 2017/745, NU pune diagnostice, NU recomandă tratamente și NU oferă consultanță medicală, stomatologică sau tehnică.

Toate deciziile clinice, terapeutice și tehnice – inclusiv alegerea tipului de lucrare, a materialelor, a culorii, a dinților vizați, a probelor și a termenelor – aparțin exclusiv profesioniștilor (medici și tehnicieni dentari), care răspund pentru acestea potrivit regulilor profesiei. Clientul și Utilizatorii trebuie să verifice informațiile din fișele de comandă (inclusiv numerotarea FDI și culoarea) înainte de executarea, livrarea sau aplicarea oricărei lucrări.

Furnizorul nu răspunde pentru erori de execuție, lucrări necorespunzătoare, întârzieri în livrare sau consecințe clinice cauzate de date introduse greșit, incomplete ori neverificate sau de decizii luate pe baza informațiilor afișate în Serviciu.

11. Calcule, rapoarte și documente generate

Prețurile, sumele de plată și de încasat, soldurile, manoperele, remunerațiile tehnicienilor, statisticile și rapoartele afișate sau exportate din Serviciu sunt calculate automat pe baza datelor și a configurărilor introduse de Client și de Utilizatori (de exemplu: liste de prețuri, tarife de manoperă, plăți înregistrate, reduceri).

Clientul are obligația de a verifica rezultatele calculelor și rapoartelor înainte de a le utiliza pentru plăți, facturare, salarizare, raportări fiscale sau contabile ori pentru orice altă decizie cu efecte juridice sau financiare. Serviciul nu este un program de contabilitate sau de facturare fiscală și nu înlocuiește evidențele contabile obligatorii, documentele fiscale sau consultanța unui contabil.

Furnizorul nu răspunde pentru prejudiciile cauzate de configurări greșite, de date incomplete sau eronate ori de utilizarea neverificată a calculelor și rapoartelor.

12. Asistentul IQ Bot (inteligență artificială)

IQ Bot este o funcționalitate opțională care răspunde întrebărilor Utilizatorilor pe baza unor modele de inteligență artificială furnizate de terți. Pentru a formula răspunsul, întrebarea Utilizatorului, împreună cu un context limitat extras din datele Contului de laborator, este transmisă printr-un serviciu de intermediere (OpenRouter, Inc., SUA) către furnizori de modele de inteligență artificială. Când IQ Bot este folosit de un Medic, contextul se limitează la datele acelui Medic.

Răspunsurile IQ Bot sunt generate automat și pot fi incomplete, inexacte, depășite sau greșite. Ele nu constituie consultanță medicală, juridică, fiscală sau profesională și trebuie verificate de Utilizator înainte de orice utilizare. Utilizatorul răspunde integral pentru deciziile luate pe baza acestor răspunsuri.

Clientul poate alege să nu utilizeze IQ Bot și poate solicita dezactivarea acestuia pentru Contul de laborator, prin e-mail la [email protected]. Utilizatorii nu trebuie să includă în întrebările adresate IQ Bot date despre pacienți sau alte date personale care nu sunt necesare. Detalii privind prelucrarea datelor prin IQ Bot se găsesc în Politica de confidențialitate și în DPA.

Furnizorul poate modifica furnizorii de modele, limitele de utilizare și modul de funcționare ale IQ Bot și îl poate suspenda sau retrage oricând, fără ca aceasta să constituie o neexecutare a Contractului.

13. Secțiunea Magazin și conținutul terților

Secțiunea Magazin prezintă, cu titlu informativ, produse ale unor parteneri terți și conține trimiteri către site-urile acestora. Furnizorul nu este vânzătorul acestor produse, nu este parte la contractele încheiate între Client și parteneri și nu garantează disponibilitatea, prețul, calitatea, conformitatea, siguranța sau livrarea produselor.

Orice achiziție se face direct de la partener, în condițiile stabilite de acesta. Furnizorul poate avea relații comerciale cu partenerii prezentați, fără ca prezentarea unui produs să constituie o recomandare profesională. Furnizorul nu răspunde pentru conținutul, politicile de confidențialitate sau practicile site-urilor terților.

14. Disponibilitate, mentenanță și asistență

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru ca Serviciul să fie disponibil permanent, însă Serviciul este furnizat „ca atare” („as is”) și „în măsura disponibilității” („as available”). Furnizorul nu garantează funcționarea neîntreruptă, lipsită de erori sau compatibilitatea cu orice echipament, browser ori rețea.

Serviciul poate fi temporar indisponibil pentru lucrări de mentenanță planificate (pe cât posibil în afara programului uzual de lucru și, când este posibil, anunțate în prealabil în aplicație sau prin e-mail), pentru intervenții urgente de securitate ori ca urmare a unor defecțiuni ale furnizorilor de infrastructură, de comunicații electronice sau ale altor terți.

În lipsa unui acord scris separat privind nivelul serviciilor (SLA), Furnizorul nu își asumă niciun angajament privind un procent minim de disponibilitate, timpi de răspuns sau timpi de remediere. Asistența se acordă prin e-mail la [email protected], în zilele lucrătoare, într-un termen rezonabil.

15. Copii de siguranță și exportul datelor

Furnizorul realizează automat copii de siguranță ale bazei de date, stocate în România, conform politicii descrise în Politica de confidențialitate. Copiile de siguranță au rolul de a permite restaurarea Serviciului în caz de incident și nu reprezintă un serviciu de arhivare la dispoziția Clientului. Furnizorul nu are obligația de a restaura date șterse de Client sau de Utilizatori și poate refuza ori condiționa de plata unor costuri rezonabile restaurarea individuală a unor date.

Fișele de comandă șterse sunt păstrate într-o arhivă internă a aplicației timp de 30 de zile, perioadă în care pot fi recuperate, după care sunt șterse definitiv.

Copiile de siguranță ale Furnizorului nu înlocuiesc propriile copii ale Clientului. Clientul are obligația de a exporta periodic (de exemplu, prin rapoartele PDF și Excel) datele importante pentru activitatea sa și de a păstra evidențele cerute de lege în sisteme proprii.

16. Planuri, prețuri, perioada de probă și facturare

16.1. Perioada de probă

La crearea unui Cont de laborator nou, Clientul beneficiază de o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. Perioada de probă se acordă o singură dată per Client. La expirarea ei, continuarea utilizării presupune alegerea unui Plan și plata acestuia; în caz contrar, accesul la Contul de laborator poate fi restricționat. Datele unui cont pentru care nu s-a ales un Plan pot fi șterse după 30 de zile de la expirarea perioadei de probă. În perioada de probă, Serviciul este furnizat fără nicio garanție.

16.2. Planuri și prețuri

La data intrării în vigoare a prezentei versiuni a Termenilor, Planurile disponibile sunt următoarele (prețuri lunare, în lei, la care se adaugă TVA potrivit legii, dacă este cazul):

• Start – 199 lei/lună: până la 3 Utilizatori și până la 100 de fișe de comandă pe lună;
• Profesional – 399 lei/lună: până la 10 Utilizatori și până la 500 de fișe de comandă pe lună;
• Laborator – 799 lei/lună: până la 50 de Utilizatori și până la 5.000 de fișe de comandă pe lună.

La atingerea limitelor Planului, crearea de noi Utilizatori sau de noi fișe de comandă poate fi restricționată până la trecerea la un Plan superior sau până la începutul lunii următoare. Trecerea la un Plan superior produce efecte de la data solicitării; trecerea la un Plan inferior produce efecte de la următoarea perioadă de facturare, iar Clientul este responsabil să reducă în prealabil numărul de Utilizatori sub limita noului Plan.

16.3. Modificarea prețurilor

Furnizorul poate modifica prețurile și structura Planurilor cu o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile, transmisă prin e-mail sau în aplicație. Noile prețuri se aplică de la prima perioadă de facturare care începe după expirarea termenului de notificare. Clientul care nu este de acord poate înceta Contractul înainte de data aplicării noilor prețuri; continuarea utilizării după această dată constituie acceptarea lor.

16.4. Facturare și plată

Abonamentul se facturează lunar, în avans, și se plătește prin metodele indicate în aplicație sau pe factură, în termenul menționat pe factură. Facturile se emit electronic, cu respectarea legislației fiscale aplicabile, și se transmit pe adresa de e-mail a Administratorului și/sau prin sistemele prevăzute de lege. Clientul este responsabil pentru corectitudinea datelor de facturare furnizate.

Sumele plătite nu se restituie, inclusiv în caz de încetare a Contractului înainte de sfârșitul perioadei facturate, de neutilizare a Serviciului ori de trecere la un Plan inferior, cu excepția cazurilor prevăzute expres în Contract sau de lege. Clientul nu poate compensa sumele datorate Furnizorului cu eventuale pretenții proprii fără acordul scris al Furnizorului.

17. Întârzierea plății și suspendarea Serviciului

În cazul neplății la termen, Furnizorul are dreptul la dobânda legală penalizatoare aplicabilă între profesioniști, potrivit Ordonanței Guvernului nr. 13/2011 și Legii nr. 72/2013, precum și la recuperarea cheltuielilor de recuperare a creanței, în condițiile legii.

Dacă o sumă rămâne neachitată la mai mult de 7 zile de la scadență, Furnizorul poate, după o notificare transmisă prin e-mail sau în aplicație care acordă Clientului un termen suplimentar de cel puțin 7 zile, să suspende total sau parțial accesul la Serviciu (de exemplu, prin trecerea contului în regim „doar citire”) până la plata integrală. Pe durata suspendării, abonamentul rămâne datorat, iar Datele Clientului se păstrează.

Independent de plată, Furnizorul poate suspenda imediat, total sau parțial, accesul unui Utilizator sau al unui Cont de laborator, fără notificare prealabilă, dacă:

• există un risc iminent pentru securitatea, integritatea sau disponibilitatea Serviciului ori a datelor altor Clienți;
• contul este utilizat în mod abuziv, fraudulos sau cu încălcarea art. 7;
• există indicii de compromitere a contului;
• suspendarea este cerută de lege sau de o autoritate competentă.

În aceste cazuri, Furnizorul va informa Clientul cât mai curând posibil și va restabili accesul de îndată ce cauza suspendării a încetat. Suspendarea efectuată potrivit prezentului articol nu dă naștere vreunui drept la despăgubire în favoarea Clientului.

18. Durata și încetarea Contractului

Contractul se încheie pe durată nedeterminată, începând cu data creării Contului de laborator, iar abonamentul se reînnoiește automat la fiecare perioadă de facturare.

Contractul încetează:

• prin denunțare de către Client, oricând, din setările contului sau prin e-mail la [email protected]; încetarea produce efecte la sfârșitul perioadei de facturare în curs;
• prin denunțare de către Furnizor, cu o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile;
• prin reziliere de către Furnizor, de plin drept, fără intervenția instanței și fără altă formalitate decât o notificare scrisă (pact comisoriu), dacă Clientul (i) nu achită sumele datorate în termen de 30 de zile de la scadență, (ii) încalcă art. 7 sau art. 9 și nu remediază încălcarea în termen de 10 zile de la notificare ori încălcarea nu poate fi remediată, sau (iii) utilizează Serviciul în scopuri ilegale;
• prin reziliere de către oricare parte, dacă cealaltă parte încalcă în mod grav o obligație esențială și nu remediază încălcarea în termen de 30 de zile de la notificare;
• în cazul dizolvării, lichidării sau radierii Clientului ori al încetării activității Furnizorului, cu notificare prealabilă, în măsura permisă de lege;
• în alte cazuri prevăzute de lege.

Încetarea Contractului nu afectează obligațiile de plată scadente și nici clauzele care, prin natura lor, supraviețuiesc încetării (inclusiv cele privind confidențialitatea, proprietatea intelectuală, limitarea răspunderii, despăgubirile, legea aplicabilă și soluționarea litigiilor).

19. Efectele încetării: exportul și ștergerea datelor

După încetarea Contractului (din orice motiv, cu excepția rezilierii pentru utilizare ilegală, caz în care Furnizorul poate restricționa accesul pentru a respecta legea), Administratorul poate accesa Contul de laborator în regim restricționat timp de 30 de zile, exclusiv pentru exportul Datelor Clientului prin funcțiile de export disponibile. La cerere, Furnizorul poate furniza un export suplimentar într-un format electronic uzual, contra unui cost rezonabil comunicat în prealabil.

După expirarea perioadei de 30 de zile, Furnizorul șterge Datele Clientului din mediul de producție într-un termen de cel mult 30 de zile. Datele pot persista în copiile de siguranță până la ștergerea acestora conform ciclului normal de rotație (în prezent, cel mult 12 luni), timp în care rămân protejate și nu sunt prelucrate activ. Furnizorul poate păstra datele pe care este obligat să le păstreze potrivit legii (de exemplu, documentele de facturare) și datele necesare constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță.

După ștergere, datele nu mai pot fi recuperate. Clientul este singurul responsabil pentru exportul în timp util al datelor de care are nevoie.

20. Proprietate intelectuală

Serviciul, inclusiv codul sursă și obiect, bazele de date (cu excepția Datelor Clientului), interfața, designul, textele, grafica, mărcile, denumirea „IQ Dental Hub”, sigla și documentația, sunt proprietatea Furnizorului sau a licențiatorilor săi și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor, mărcile și alte drepturi de proprietate intelectuală.

Pe durata Contractului și sub condiția plății la termen, Furnizorul acordă Clientului un drept limitat, neexclusiv, netransferabil și fără drept de sublicențiere de a accesa și utiliza Serviciul, prin Utilizatorii săi, pentru nevoile interne ale activității sale profesionale. Toate drepturile care nu sunt acordate în mod expres sunt rezervate Furnizorului.

21. Sugestii și feedback

Dacă Clientul sau Utilizatorii transmit Furnizorului sugestii, idei, solicitări de funcționalități sau alte observații privind Serviciul („Feedback”), Furnizorul le poate utiliza, modifica și încorpora în Serviciu sau în alte produse, liber, gratuit, pe o durată nelimitată și fără nicio obligație față de cel care le-a transmis. Feedbackul nu va fi folosit într-un mod care să dezvăluie public identitatea Clientului fără acordul acestuia.

22. Confidențialitate

Fiecare parte va păstra confidențialitatea informațiilor nepublice primite de la cealaltă parte în legătură cu Contractul și le va folosi numai în scopul executării acestuia. Obligația nu se aplică informațiilor care sunt sau devin publice fără culpa părții care le primește, care erau deja cunoscute în mod legal de aceasta sau a căror dezvăluire este impusă de lege ori de o autoritate competentă (caz în care partea va informa, în măsura permisă, cealaltă parte). Obligația de confidențialitate subzistă 3 ani după încetarea Contractului, iar pentru datele cu caracter personal și secretele comerciale, pe durată nedeterminată.

23. Garanții și exonerări

Furnizorul garantează că va presta Serviciul cu diligența rezonabilă a unui furnizor profesionist de servicii software. În măsura maximă permisă de lege, Furnizorul nu acordă alte garanții, exprese sau implicite, inclusiv garanții privind adecvarea Serviciului pentru un anumit scop, rezultatele obținute, exactitatea calculelor efectuate pe baza datelor Clientului, exactitatea răspunsurilor IQ Bot sau lipsa completă a erorilor.

Clientul recunoaște că nicio aplicație software și nicio infrastructură nu sunt complet lipsite de erori sau de riscuri de securitate și că a evaluat Serviciul (inclusiv în perioada de probă) și l-a considerat potrivit nevoilor sale.

24. Limitarea răspunderii

În măsura maximă permisă de lege:

• Furnizorul nu răspunde pentru prejudiciile indirecte, accidentale, speciale sau de consecință, inclusiv pentru beneficiul nerealizat, pierderea de venituri, de clientelă, de oportunități de afaceri sau de reputație, întreruperea activității, pierderea ori coruperea datelor sau costurile de procurare a unor servicii de înlocuire, chiar dacă a fost informat despre posibilitatea producerii lor;
• răspunderea totală cumulată a Furnizorului pentru toate pretențiile decurgând din Contract sau în legătură cu acesta, indiferent de temei (contractual, delictual sau altul), este limitată la valoarea totală a sumelor efectiv plătite de Client Furnizorului pentru Serviciu în cele 12 luni anterioare evenimentului care a generat răspunderea; dacă Clientul nu a plătit nicio sumă (de exemplu, în perioada de probă), răspunderea este limitată la suma de 500 de lei;
• Furnizorul nu răspunde pentru prejudiciile cauzate de datele introduse de Client sau de Utilizatori, de deciziile clinice ori tehnice ale profesioniștilor, de utilizarea calculelor sau a răspunsurilor IQ Bot fără verificare, de nerespectarea Contractului de către Client, de produsele ori serviciile terților (inclusiv cele din Magazin), de defecțiunile rețelelor de comunicații sau ale echipamentelor Clientului ori de accesul neautorizat cauzat de compromiterea credențialelor din culpa Clientului sau a Utilizatorilor.

Limitările și excluderile de mai sus nu se aplică în cazurile în care legea interzice limitarea sau excluderea răspunderii, în special pentru prejudiciile cauzate vieții, integrității corporale sau sănătății unei persoane și pentru prejudiciile cauzate cu intenție sau din culpă gravă, potrivit art. 1355 din Codul civil.

Orice pretenție împotriva Furnizorului decurgând din Contract trebuie notificată în scris în termen de 30 de zile de la data la care Clientul a cunoscut sau trebuia să cunoască faptul generator. În temeiul art. 2515 alin. (3) și (4) din Codul civil, părțile convin ca termenul de prescripție pentru acțiunile întemeiate pe Contract să fie de 1 an.

25. Despăgubiri

Clientul va despăgubi Furnizorul, administratorii, angajații și colaboratorii acestuia și îi va apăra împotriva oricăror pretenții, acțiuni, amenzi, sancțiuni, prejudicii, costuri și cheltuieli (inclusiv onorarii rezonabile de avocat) formulate de terți (inclusiv pacienți, medici, clinici, Utilizatori sau autorități) și rezultate din:

• Datele Clientului, inclusiv introducerea de date fără temei legal, cu încălcarea secretului profesional sau peste ceea ce este necesar;
• încălcarea Contractului sau a legii de către Client ori de către Utilizatorii săi;
• conținutul ilegal sau care încalcă drepturile terților, încărcat ori transmis prin Serviciu de Client sau de Utilizatorii săi;
• deciziile clinice, tehnice, financiare sau de altă natură luate de Client ori de Utilizatori pe baza informațiilor din Serviciu.

Furnizorul va informa Clientul în termen rezonabil despre pretenția formulată și îi va permite, în măsura permisă de lege, să participe la apărare.

26. Forța majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea, executarea necorespunzătoare sau cu întârziere a obligațiilor sale atunci când aceasta este cauzată de forță majoră sau de caz fortuit, în sensul art. 1351 din Codul civil, inclusiv, fără a se limita la: calamități naturale, incendii, epidemii, război, acte de terorism, atacuri informatice de amploare care nu puteau fi prevenite prin măsuri rezonabile, întreruperi generalizate ale furnizării energiei electrice sau ale rețelelor de comunicații, defecțiuni majore ale furnizorilor de infrastructură, acte ale autorităților.

Partea afectată va notifica cealaltă parte în cel mai scurt timp posibil și va lua măsuri rezonabile pentru limitarea efectelor. Dacă evenimentul durează mai mult de 60 de zile, oricare parte poate denunța Contractul prin notificare scrisă, fără ca vreuna dintre părți să datoreze despăgubiri. Obligațiile de plată scadente înainte de producerea evenimentului nu sunt afectate.

27. Modificarea Termenilor

Furnizorul poate modifica Termenii pentru a reflecta schimbări ale Serviciului, ale legislației, ale practicii autorităților sau ale modelului comercial. Modificările esențiale vor fi notificate Clientului cu cel puțin 15 zile înainte de intrarea lor în vigoare, prin e-mail transmis Administratorului și/sau prin mesaj în aplicație. Modificările impuse de lege sau de o autoritate ori cele care nu afectează în mod defavorabil drepturile Clientului (de exemplu, corecturi, clarificări, funcționalități noi) pot intra în vigoare la data publicării.

Dacă nu este de acord cu modificările, Clientul poate denunța Contractul înainte de intrarea lor în vigoare, fără penalități. Continuarea utilizării Serviciului după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptarea acestora. Versiunea în vigoare a Termenilor este publicată permanent în aplicație, cu indicarea datei intrării în vigoare.

28. Cesiune și subcontractare

Clientul nu poate cesiona sau transfera Contractul ori drepturile și obligațiile născute din acesta fără acordul scris prealabil al Furnizorului. Furnizorul poate cesiona Contractul unei societăți afiliate sau unui succesor în cadrul unei fuziuni, divizări, vânzări a afacerii ori a activelor, cu notificarea Clientului; prin acceptarea Termenilor, Clientul consimte în prealabil la o astfel de cesiune, în sensul art. 1315 și urm. din Codul civil. Furnizorul poate utiliza subcontractanți pentru executarea Contractului, cu respectarea DPA în ceea ce privește datele cu caracter personal, și rămâne răspunzător față de Client pentru executarea obligațiilor sale.

29. Protecția datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Furnizor, în calitate de operator, este descrisă în Politica de confidențialitate. Prelucrarea datelor cu caracter personal cuprinse în Datele Clientului, pe care Furnizorul le prelucrează în calitate de persoană împuternicită, este reglementată de DPA. În caz de contradicție între Termeni și DPA în privința protecției datelor, prevalează DPA.

30. Dispoziții finale

• Acordul integral. Contractul reprezintă acordul integral al părților cu privire la obiectul său și înlocuiește orice înțelegeri, negocieri sau comunicări anterioare. Condițiile generale ale Clientului (inclusiv cele din comenzi sau formulare ale acestuia) nu se aplică, chiar dacă nu au fost respinse în mod expres.
• Ordinea de prioritate. În caz de contradicție, prevalează, în ordine: acordul scris semnat separat de părți (dacă există), DPA (pentru protecția datelor), Termenii, celelalte politici.
• Clauzele nule. Dacă o clauză este declarată nulă sau inaplicabilă, celelalte clauze rămân în vigoare, iar clauza respectivă va fi înlocuită de o clauză valabilă cât mai apropiată de intenția părților.
• Renunțarea. Neexercitarea sau exercitarea cu întârziere a unui drept nu constituie renunțare la acel drept.
• Excepția de neexecutare. Clientul nu poate suspenda plata abonamentului invocând neexecutarea obligațiilor Furnizorului, ci își poate exercita drepturile prevăzute la art. 18.
• Independența părților. Contractul nu creează între părți o asociere, un mandat, un raport de muncă sau o societate.
• Forma electronică. Părțile convin că acceptarea electronică a Termenilor are aceeași valoare ca o semnătură olografă și că evidențele electronice ale Furnizorului (inclusiv jurnalele de acceptare și de activitate) constituie mijloc de probă.

31. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Contractul este guvernat de legea română. Părțile vor încerca să soluționeze pe cale amiabilă orice neînțelegere, printr-o notificare scrisă care descrie pretenția și o perioadă de negociere de cel puțin 30 de zile. Dacă neînțelegerea nu este soluționată pe cale amiabilă, litigiul va fi soluționat de instanțele judecătorești competente de la sediul Furnizorului.

32. Notificări și comunicări

Notificările către Furnizor se transmit prin e-mail la [email protected] sau prin poștă, la sediul Bld. Ghioceilor nr. 14, Sat Dumbrăvița, Com. Dumbrăvița, jud. Timiș, cod poștal 307160. Notificările către Client se transmit prin e-mail la adresa Administratorului înregistrată în cont și/sau prin mesaj în aplicație. Notificarea transmisă prin e-mail se consideră primită în ziua lucrătoare următoare transmiterii, cu excepția cazului în care expeditorul primește un mesaj de eroare la livrare. Clientul are obligația de a menține actualizată adresa de e-mail a Administratorului.

33. Limba

Contractul se încheie în limba română. Orice traducere este oferită exclusiv cu titlu informativ; în caz de neconcordanță, prevalează versiunea în limba română.

Versiunea 1.0 · În vigoare din 12.10.2026

1. Cine suntem

Aplicația IQ Dental Hub (https://mentorchat.co) este furnizată de SFNT MARKETING S.R.L., cu sediul social în Bld. Ghioceilor nr. 14, Sat Dumbrăvița, Com. Dumbrăvița, jud. Timiș, cod poștal 307160, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2023001318352 (EUID ROONRC.J2023001318352), CUI 47907090 („Furnizorul”, „noi”).

Pentru orice întrebare privind protecția datelor cu caracter personal ne puteți contacta la adresa de e-mail [email protected], prin poștă la adresa sediului sau la telefon 0722588697.

Prezenta politică explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal în legătură cu Serviciul, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și cu Legea nr. 190/2018. Termenii folosiți cu majusculă au înțelesul din Termenii și condițiile de utilizare.

2. Rolurile noastre: operator și persoană împuternicită

În funcție de categoria de date, avem roluri diferite:

• Suntem operator pentru datele de cont ale Utilizatorilor (nume, e-mail, nume de utilizator, telefon, parolă criptată, setări de securitate), pentru datele de facturare și contractuale ale Clienților, pentru datele de securitate (adrese IP, încercări de autentificare, date de sesiune) și pentru corespondența purtată cu noi.
• Suntem persoană împuternicită (art. 28 GDPR) pentru datele pe care laboratoarele și Utilizatorii lor le introduc în Serviciu în desfășurarea activității lor: datele despre pacienți, fișele de comandă, datele despre medici și clinici, plățile, manoperele, mesajele, fotografiile și jurnalul de activitate al contului de laborator. Pentru aceste date, operatorul este laboratorul (Clientul), care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării, iar noi le prelucrăm numai conform instrucțiunilor acestuia, potrivit Acordului de prelucrare a datelor.

Medicii și clinicile care lucrează cu un laborator rămân operatori de date în raport cu propriii pacienți. Dacă sunteți pacient și doriți informații despre datele dumneavoastră, vă rugăm să vă adresați medicului, clinicii sau laboratorului cu care ați interacționat; dacă ne contactați direct, vom transmite solicitarea dumneavoastră laboratorului în cauză.

3. Ce date prelucrăm și de unde le obținem

3.1. Date pentru care suntem operator

• Date de cont: nume și prenume, adresă de e-mail, nume de utilizator, număr de telefon, rol (administrator, tehnician, medic), laboratorul sau clinica asociată, parola (stocată exclusiv sub formă criptată ireversibil – „hash”), setarea opțională a codului PIN.
• Date de facturare și contractuale: denumirea Clientului, CUI, adresă, persoana de contact, Planul ales, istoricul plăților și al facturilor.
• Date de securitate și tehnice: adrese IP, încercări de autentificare reușite și eșuate, data și ora accesărilor, identificatori de sesiune, tipul browserului și al dispozitivului, jurnale tehnice ale serverului.
• Date de comunicare: conținutul mesajelor transmise către noi (e-mail, telefon, solicitări de asistență, feedback).

3.2. Date pe care le prelucrăm în numele laboratoarelor

• denumirile laboratoarelor, clinicilor și numele medicilor și tehnicienilor;
• datele despre pacienți: nume sau inițiale, dinții vizați (schema FDI), tipul lucrării, culoarea, observații, informații privind probele și termenele – date care pot constitui date privind sănătatea (art. 9 GDPR);
• plăți, încasări, solduri, manopere și remunerațiile tehnicienilor;
• mesaje interne și fotografii încărcate;
• jurnalul de audit al acțiunilor (cine a efectuat o acțiune, ce acțiune și când);
• întrebările adresate IQ Bot și răspunsurile generate.

3.3. Sursele datelor

Obținem datele direct de la dumneavoastră (la crearea contului și în timpul utilizării), de la Administratorul laboratorului (care creează conturile tehnicienilor sau introduce date despre medici și clinici), de la medicii conectați la laborator, precum și automat, din utilizarea Serviciului (date tehnice și de securitate).

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Pentru datele pentru care suntem operator, prelucrarea se bazează pe următoarele temeiuri:

• Crearea și administrarea contului, furnizarea Serviciului, asistența tehnică, comunicările operaționale (recuperarea accesului la cont, notificări, informări privind modificări ale Serviciului) – executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR; pentru Utilizatorii care nu sunt parte la contract (tehnicieni, medici), interesul legitim al Clientului și al nostru de a le permite accesul la Serviciu, art. 6 alin. (1) lit. f).
• Facturarea, evidența contabilă și fiscală, răspunsul la solicitările autorităților – îndeplinirea unei obligații legale, art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.
• Securitatea Serviciului (protecția împotriva atacurilor de tip „forță brută”, detectarea accesului neautorizat și a fraudei, jurnalizarea, copiile de siguranță) – interesul nostru legitim și al Clienților de a asigura securitatea și integritatea datelor, art. 6 alin. (1) lit. f), precum și obligația legală prevăzută de art. 32 GDPR.
• Îmbunătățirea Serviciului, prin analiza statistică a utilizării, de regulă pe date agregate sau pseudonimizate – interesul legitim, art. 6 alin. (1) lit. f).
• Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță și recuperarea creanțelor – interesul legitim, art. 6 alin. (1) lit. f).
• Comunicări comerciale privind Serviciul – interesul legitim, în cazul Clienților existenți și pentru servicii similare, cu posibilitatea de dezabonare oricând, sau consimțământul, art. 6 alin. (1) lit. a), acolo unde legea îl cere.

Atunci când ne bazăm pe interesul legitim, am evaluat că acesta nu prevalează asupra drepturilor și libertăților dumneavoastră; puteți obține detalii despre această evaluare la [email protected].

5. Datele privind sănătatea pacienților

Datele despre pacienți sunt prelucrate de noi exclusiv în calitate de persoană împuternicită, în numele și pe baza instrucțiunilor laboratorului. Temeiul juridic al prelucrării este stabilit de laborator, în calitate de operator – de regulă art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR (prelucrarea necesară în scopul asigurării asistenței medicale, de către sau sub responsabilitatea unui profesionist supus obligației de secret profesional) și, după caz, lit. i). Nu folosim aceste date în scopuri proprii, nu le vindem și nu le folosim pentru publicitate sau pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.

Recomandăm laboratoarelor și medicilor să introducă doar datele strict necesare – de exemplu, inițialele pacientului sau un cod intern – și să nu încarce documente medicale complete.

6. Asistentul IQ Bot

Atunci când un Utilizator folosește IQ Bot, întrebarea sa, împreună cu un context limitat extras din datele contului de laborator (de exemplu, informații despre comenzi, termene sau plăți relevante pentru întrebare), este transmisă prin serviciul OpenRouter, Inc. (SUA) către furnizori de modele de inteligență artificială (de exemplu, OpenAI sau Anthropic), care generează răspunsul. Când IQ Bot este folosit de un medic, contextul include exclusiv datele acelui medic.

• Transmitem doar datele necesare pentru formularea răspunsului (minimizarea datelor).
• Folosirea IQ Bot este opțională; laboratorul poate solicita dezactivarea funcționalității la [email protected].
• Selectăm, în măsura în care furnizorii permit, opțiuni prin care datele transmise să nu fie folosite pentru antrenarea modelelor.
• Răspunsurile sunt generate automat, pot fi greșite și nu constituie sfaturi medicale; ele trebuie verificate de Utilizator.

Transferul acestor date în afara Spațiului Economic European este descris la secțiunea 8.

7. Destinatarii datelor

Nu vindem și nu închiriem datele cu caracter personal. Datele pot fi dezvăluite numai următorilor destinatari, în măsura necesară:

Lista actualizată a persoanelor împuternicite (inclusiv denumirea furnizorului de e-mail tranzacțional) poate fi obținută la cerere, la [email protected]. În cazul unei reorganizări, fuziuni sau vânzări a afacerii, datele pot fi transferate succesorului, cu respectarea prezentei politici.

În cadrul unui cont de laborator, datele sunt vizibile Utilizatorilor laboratorului în funcție de rolul și permisiunile stabilite de Administrator; medicii văd numai propriile comenzi și plăți.

8. Transferuri internaționale

Serverele Serviciului și copiile de siguranță sunt localizate în România. Singurele transferuri planificate în afara Spațiului Economic European (SEE) au loc atunci când este utilizat IQ Bot (către OpenRouter, Inc. și furnizorii de modele, în principal în SUA) și, după caz, prin anumiți furnizori de servicii de e-mail sau de plată.

Aceste transferuri se efectuează numai cu garanțiile prevăzute de capitolul V GDPR: în baza deciziei de adecvare privind Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor (EU-US Data Privacy Framework), pentru destinatarii certificați, și/sau în baza clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite, după caz, de măsuri suplimentare (criptarea în tranzit, minimizarea datelor transmise). Puteți solicita informații despre garanțiile aplicabile la [email protected].

9. Cât timp păstrăm datele

Datele șterse din aplicație pot persista în copiile de siguranță până la expirarea ciclului de rotație al acestora (cel mult 12 luni); în această perioadă, ele sunt protejate și nu sunt prelucrate activ, cu excepția cazului în care este necesară o restaurare.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, printre care: izolarea datelor fiecărui laborator, permisiuni bazate pe roluri, stocarea parolelor numai sub formă criptată ireversibil, protecție împotriva falsificării cererilor (CSRF), limitarea încercărilor de autentificare, cod PIN opțional, jurnal de audit, comunicare criptată prin HTTPS (TLS), acces la date pe principiul privilegiului minim, copii de siguranță automate și găzduire în centre de date din România.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu este însă complet sigură. Vă rugăm să folosiți parole puternice, să activați codul PIN și să ne anunțați imediat orice suspiciune de acces neautorizat.

11. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces – să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a acestora;
• dreptul la rectificare – să cereți corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în cazurile prevăzute de art. 17 GDPR;
• dreptul la restricționarea prelucrării – în cazurile prevăzute de art. 18 GDPR;
• dreptul la portabilitate – să primiți datele furnizate de dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, ori să cereți transmiterea lor altui operator, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe contract și se efectuează automat;
• dreptul la opoziție – să vă opuneți prelucrării întemeiate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară, și oricând prelucrării în scop de marketing direct;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice sau vă afectează în mod similar semnificativ. Nu luăm astfel de decizii; răspunsurile IQ Bot au caracter informativ, iar deciziile aparțin Utilizatorilor;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (secțiunea 13).

Pentru datele pe care le prelucrăm în calitate de persoană împuternicită (inclusiv datele despre pacienți), drepturile se exercită față de laborator, ca operator. Dacă primim o astfel de cerere, o transmitem fără întârziere laboratorului în cauză și îl asistăm în soluționarea ei, fără a răspunde direct pe fond, cu excepția cazului în care laboratorul ne instruiește altfel.

12. Cum vă exercitați drepturile

Puteți transmite cererea la [email protected] sau prin poștă, la adresa sediului Bld. Ghioceilor nr. 14, Sat Dumbrăvița, Com. Dumbrăvița, jud. Timiș, cod poștal 307160. Pentru a vă proteja datele, putem solicita informații suplimentare pentru confirmarea identității.

Răspundem în termen de o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor, caz în care vă informăm în termenul inițial. Exercitarea drepturilor este gratuită; pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special repetitive, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza soluționarea, conform art. 12 alin. (5) GDPR.

13. Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP

Dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legea, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• adresa: Bd. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, România;
• site: www.dataprotection.ro;
• e-mail: [email protected].

Vă încurajăm să ne contactați mai întâi la [email protected], pentru a putea soluționa rapid orice problemă. De asemenea, vă puteți adresa instanțelor judecătorești competente.

14. Caracterul obligatoriu al furnizării datelor

Furnizarea datelor de cont (nume, e-mail, nume de utilizator, parolă) și, pentru Clienți, a datelor de facturare este necesară pentru încheierea și executarea Contractului; fără aceste date nu putem crea contul sau furniza Serviciul. Numărul de telefon și codul PIN sunt opționale, însă recomandate pentru securitate.

15. Minori

Serviciul este destinat exclusiv profesioniștilor și nu se adresează persoanelor sub 18 ani; nu creăm conturi pentru minori. Datele despre pacienți minori pot fi introduse de laboratoare sau de medici, sub responsabilitatea acestora, în calitate de operatori, și cu respectarea regulilor privind reprezentarea legală a minorilor.

16. Încălcarea securității datelor

În cazul unei încălcări a securității datelor pentru care suntem operator, vom notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore de la data la care am luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este puțin probabil să genereze un risc pentru drepturile persoanelor, și vom informa persoanele vizate fără întârzieri nejustificate atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat. Pentru datele prelucrate în numele laboratoarelor, notificăm laboratorul în cauză conform Acordului de prelucrare a datelor, pentru ca acesta să își poată îndeplini obligațiile.

17. Modificarea politicii

Putem actualiza periodic prezenta politică, pentru a reflecta schimbări ale Serviciului, ale furnizorilor sau ale legislației. Versiunea în vigoare este publicată permanent în aplicație, cu data intrării în vigoare. Despre modificările importante vă informăm prin e-mail sau prin mesaj în aplicație, înainte ca acestea să producă efecte.

Versiunea 1.0 · În vigoare din 12.10.2026

1. Ce sunt cookie-urile și stocarea locală

Cookie-urile sunt fișiere text de mici dimensiuni pe care un site le plasează în browserul dumneavoastră și pe care browserul le trimite înapoi la fiecare accesare. Stocarea locală („localStorage”) este un spațiu din browser în care aplicația poate păstra informații pe dispozitivul dumneavoastră; spre deosebire de cookie-uri, aceste informații nu sunt transmise automat serverului.

Prezenta politică explică ce cookie-uri și elemente de stocare locală folosește aplicația IQ Dental Hub (https://mentorchat.co), furnizată de SFNT MARKETING S.R.L., și în ce scop.

2. Ce folosim

Folosim exclusiv cookie-uri strict necesare și elemente de stocare locală funcționale, care permit funcționarea Serviciului și rețin preferințele dumneavoastră:

Datele temporare din stocarea locală pot include informații din contul dumneavoastră și rămân pe dispozitiv. Nu folosiți Serviciul pe dispozitive publice sau partajate fără a vă deconecta și fără a șterge datele de navigare.

3. Ce nu folosim

Nu folosim cookie-uri de publicitate, cookie-uri de urmărire ale terților, pixeli de urmărire sau instrumente de profilare în scop de marketing. Nu vindem și nu partajăm cu terți informațiile din cookie-uri sau din stocarea locală.

4. Temeiul legal și consimțământul

Potrivit art. 4 alin. (5) din Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, consimțământul nu este necesar pentru stocarea de informații sau accesul la informațiile stocate în echipamentul utilizatorului atunci când acestea sunt strict necesare pentru furnizarea unui serviciu solicitat în mod expres de utilizator. Cookie-ul de sesiune, tokenul CSRF și elementele de stocare locală descrise mai sus sunt necesare pentru furnizarea Serviciului și a funcțiilor solicitate de dumneavoastră (inclusiv reținerea preferințelor alese), motiv pentru care nu solicităm un consimțământ separat.

În măsura în care aceste elemente implică prelucrarea unor date cu caracter personal, prelucrarea se bazează pe executarea contractului și pe interesul legitim de a asigura funcționarea și securitatea Serviciului, conform Politicii de confidențialitate.

Dacă în viitor vom introduce cookie-uri care nu sunt strict necesare (de exemplu, de analiză), le vom folosi numai după obținerea consimțământului dumneavoastră și vom actualiza prezenta politică.

5. Site-urile terților

Secțiunea Magazin și alte pagini ale Serviciului pot conține trimiteri către site-uri ale unor parteneri terți. Odată ce accesați aceste site-uri, ele pot plasa propriile cookie-uri, potrivit propriilor politici, pentru care nu suntem responsabili. Vă recomandăm să consultați politicile acestor site-uri.

6. Cum puteți șterge sau bloca cookie-urile și stocarea locală

Puteți șterge oricând cookie-urile și datele stocate local din setările browserului (de regulă, în secțiunea „Confidențialitate și securitate” → „Șterge datele de navigare” sau „Cookie-uri și date ale site-urilor”), selectând site-ul mentorchat.co sau toate site-urile. De asemenea, puteți configura browserul să blocheze cookie-urile. Instrucțiuni detaliate se găsesc în secțiunea de ajutor a browserului folosit.

Deconectarea din aplicație încheie sesiunea pe server, dar nu șterge în mod necesar toate preferințele din stocarea locală.

7. Consecințele blocării sau ștergerii

• Dacă blocați cookie-ul de sesiune sau tokenul CSRF, nu vă veți putea autentifica și nu veți putea folosi Serviciul.
• Dacă ștergeți cookie-urile, veți fi deconectat și va trebui să vă autentificați din nou.
• Dacă ștergeți stocarea locală, preferințele (tema, setările de interfață) vor reveni la valorile implicite, ghidurile se pot reafișa, iar primele încărcări ale paginilor pot fi mai lente. Datele din contul dumneavoastră, stocate pe server, nu sunt afectate.

8. Modificări și contact

Putem actualiza prezenta politică atunci când modificăm elementele de stocare folosite. Versiunea în vigoare este publicată permanent în aplicație. Pentru întrebări, ne puteți contacta la [email protected].

Versiunea 1.0 · În vigoare din 12.10.2026

1. Părțile

Prezentul Acord de prelucrare a datelor („Acordul” sau „DPA”) se încheie între:

• Clientul – laboratorul care a creat un cont de laborator în aplicația IQ Dental Hub și a acceptat Termenii și condițiile de utilizare, în calitate de operator de date („Operatorul de date”); și
• SFNT MARKETING S.R.L., cu sediul în Bld. Ghioceilor nr. 14, Sat Dumbrăvița, Com. Dumbrăvița, jud. Timiș, cod poștal 307160, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2023001318352 (EUID ROONRC.J2023001318352), CUI 47907090, în calitate de persoană împuternicită („Persoana împuternicită” sau „Furnizorul”).

Atunci când Clientul prelucrează, la rândul său, anumite date în calitate de persoană împuternicită a unor clinici sau medici, Furnizorul acționează ca subîmputernicit, iar Clientul garantează că a obținut de la acei operatori autorizarea și instrucțiunile necesare pentru a încheia prezentul Acord și le transmite obligațiile corespunzătoare.

2. Definiții

Termenii „date cu caracter personal”, „prelucrare”, „operator”, „persoană împuternicită”, „persoană vizată”, „încălcarea securității datelor cu caracter personal”, „date privind sănătatea” și „autoritate de supraveghere” au înțelesul prevăzut de Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”). „Date ale Clientului”, „Serviciu”, „Utilizator” și „Termeni” au înțelesul din Termenii și condițiile de utilizare. „Subîmputernicit” înseamnă orice persoană împuternicită angajată de Furnizor care prelucrează Date personale ale Clientului. „Date personale ale Clientului” înseamnă datele cu caracter personal cuprinse în Datele Clientului, prelucrate de Furnizor în numele Clientului.

3. Încheierea, natura și prioritatea Acordului

Acordul face parte integrantă din Contract și se încheie în formă electronică, prin acceptarea Termenilor la crearea contului de laborator, ceea ce satisface cerința formei scrise prevăzute de art. 28 alin. (9) GDPR. Acordul produce efecte pe toată durata în care Furnizorul prelucrează Date personale ale Clientului.

În caz de contradicție între prezentul Acord și Termeni în privința protecției datelor cu caracter personal, prevalează prezentul Acord. În toate celelalte privințe se aplică Termenii.

4. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

• Obiectul: prelucrarea Datelor personale ale Clientului în vederea furnizării Serviciului IQ Dental Hub – aplicație SaaS de gestiune pentru laboratoare de tehnică dentară.
• Durata: pe durata Contractului și, după încetarea acestuia, până la ștergerea datelor potrivit art. 14 din prezentul Acord.
• Natura: colectare prin interfața aplicației, înregistrare, organizare, structurare, stocare, găzduire, adaptare, extragere, consultare, utilizare pentru calcule și rapoarte, generare de exporturi, transmitere către Utilizatorii autorizați și (doar la folosirea IQ Bot) către furnizorii de inteligență artificială, restricționare, copiere de siguranță, ștergere și distrugere.
• Scopul: furnizarea funcționalităților Serviciului (fișe de comandă, calendar, plăți și încasări, manopere, rapoarte și exporturi, mesagerie, IQ Bot, acces Medici), asigurarea securității, a copiilor de siguranță și a asistenței tehnice, precum și respectarea obligațiilor legale ale Furnizorului.

5. Tipurile de date și categoriile de persoane vizate

5.1. Categorii de persoane vizate

• pacienții clinicilor și ai medicilor colaboratori ai Clientului (inclusiv, eventual, minori);
• medicii dentiști și reprezentanții clinicilor;
• tehnicienii dentari și alți angajați sau colaboratori ai Clientului;
• administratorii și reprezentanții Clientului;
• alte persoane menționate de Utilizatori în mesaje, observații sau fotografii.

5.2. Tipuri de date

• date de identificare: nume, prenume sau inițiale, denumiri de clinici și laboratoare, nume de utilizator;
• date privind sănătatea (categorie specială, art. 9 GDPR): dinții vizați (schema FDI), tipul lucrării dentare, culoarea (VITA), observații clinice sau tehnice, informații privind probele și termenele;
• date financiare: prețuri, plăți, încasări, solduri, manopere și remunerațiile tehnicienilor;
• conținutul mesajelor interne și fotografiile încărcate (care pot conține imagini ale lucrărilor sau ale dentiției);
• date din jurnalul de audit: identitatea Utilizatorului, acțiunea efectuată, data și ora;
• întrebările adresate IQ Bot și contextul transmis acestuia.

Clientul determină, prin modul de utilizare a Serviciului, ce date sunt efectiv introduse și se obligă să limiteze datele la cele strict necesare.

6. Instrucțiunile Operatorului de date

Furnizorul prelucrează Datele personale ale Clientului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile către țări terțe, cu excepția cazului în care prelucrarea este impusă de dreptul Uniunii sau de dreptul român; în acest caz, Furnizorul informează Clientul despre cerința legală înainte de prelucrare, dacă legea nu interzice o astfel de informare.

Părțile convin că instrucțiunile complete și documentate ale Clientului sunt cuprinse în: (i) Contract, inclusiv prezentul Acord; (ii) configurările și acțiunile efectuate de Client și de Utilizatorii săi prin Serviciu (de exemplu, introducerea, modificarea, exportul sau ștergerea datelor, activarea sau folosirea IQ Bot); (iii) instrucțiunile scrise suplimentare transmise de Client și acceptate de Furnizor. Instrucțiunile suplimentare care depășesc funcționalitățile standard ale Serviciului pot fi condiționate de plata unor costuri rezonabile.

Furnizorul informează imediat Clientul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă GDPR sau alte dispoziții legale privind protecția datelor și poate suspenda executarea instrucțiunii respective până la confirmarea sau modificarea ei de către Client.

7. Confidențialitatea personalului

Furnizorul garantează că persoanele autorizate să prelucreze Datele personale ale Clientului s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală de confidențialitate, că au acces numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor lor (principiul privilegiului minim) și că sunt instruite cu privire la protecția datelor. Accesul personalului Furnizorului la datele unui cont de laborator are loc numai în scop de asistență tehnică, securitate, mentenanță sau la cererea Clientului.

8. Securitatea prelucrării

Furnizorul implementează și menține măsurile tehnice și organizatorice prevăzute de art. 32 GDPR, descrise în Anexa 1 (art. 20), ținând seama de stadiul actual al dezvoltării, de costurile implementării, de natura, domeniul de aplicare, contextul și scopurile prelucrării și de riscul pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, inclusiv de natura sensibilă a datelor privind sănătatea.

Furnizorul poate actualiza măsurile de securitate, cu condiția ca nivelul general de protecție să nu scadă. Clientul răspunde pentru securitatea propriilor dispozitive, rețele și credențiale, pentru gestionarea conturilor și permisiunilor Utilizatorilor săi și pentru utilizarea funcțiilor de securitate disponibile (de exemplu, codul PIN).

9. Subîmputerniciți

Clientul acordă Furnizorului o autorizare scrisă generală de a angaja subîmputerniciți. Subîmputerniciții existenți la data intrării în vigoare a Acordului sunt enumerați în Anexa 2 (art. 21) și sunt considerați aprobați.

Furnizorul informează Clientul, prin e-mail sau prin mesaj în aplicație, cu cel puțin 15 zile înainte, cu privire la orice modificare preconizată privind adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit. Clientul se poate opune modificării, în scris, în acest termen, numai pe motive rezonabile legate de protecția datelor. În caz de opoziție, părțile vor discuta cu bună-credință o soluție; dacă nu se ajunge la o soluție, Clientul poate denunța Contractul, fără penalități, cu efect înainte de data la care subîmputernicitul începe să prelucreze datele Clientului. Absența opoziției în termen echivalează cu acceptarea. În situații urgente (de exemplu, pentru asigurarea continuității sau securității Serviciului), Furnizorul poate înlocui un subîmputernicit cu notificarea Clientului cât mai curând posibil, cu menținerea dreptului de opoziție.

Furnizorul impune fiecărui subîmputernicit, prin contract sau alt act juridic, obligații de protecție a datelor în esență echivalente cu cele din prezentul Acord, în special garanții suficiente privind măsurile tehnice și organizatorice. Furnizorul rămâne răspunzător față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor subîmputerniciților săi, în condițiile art. 28 alin. (4) GDPR.

10. Transferuri internaționale

Datele personale ale Clientului sunt găzduite în România. Furnizorul nu transferă Date personale ale Clientului în afara Spațiului Economic European decât (i) în măsura necesară funcționării IQ Bot, către OpenRouter, Inc. (SUA) și furnizorii de modele de inteligență artificială accesați prin intermediul acestuia, și (ii) către alți subîmputerniciți notificați potrivit art. 9.

Orice astfel de transfer se efectuează numai cu respectarea capitolului V GDPR, pe baza unei decizii de adecvare (inclusiv Cadrul UE-SUA pentru protecția datelor, pentru destinatarii certificați) sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite, după caz, de măsuri suplimentare. Transferurile prin IQ Bot sunt limitate la întrebarea Utilizatorului și la contextul minim necesar formulării răspunsului; contextul transmis pentru un Medic cuprinde exclusiv datele acelui Medic.

Prin folosirea IQ Bot de către Utilizatorii săi, Clientul instruiește Furnizorul să efectueze transferurile descrise. Clientul poate retrage această instrucțiune oricând, solicitând dezactivarea IQ Bot pentru contul său de laborator la [email protected]; Furnizorul va dezactiva funcționalitatea într-un termen rezonabil, de regulă în cel mult 5 zile lucrătoare.

11. Asistență privind drepturile persoanelor vizate

Ținând seama de natura prelucrării, Furnizorul asistă Clientul, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în măsura posibilului, în îndeplinirea obligației de a răspunde cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție). Serviciul permite Clientului să consulte, să corecteze, să exporte și să șteargă direct majoritatea datelor.

Dacă Furnizorul primește direct o cerere de la o persoană vizată privind Datele personale ale Clientului, o transmite Clientului fără întârzieri nejustificate și nu răspunde pe fond decât pe baza instrucțiunilor Clientului, cu excepția cazului în care legea prevede altfel. Asistența care depășește funcționalitățile standard ale Serviciului poate fi facturată la costuri rezonabile, comunicate în prealabil.

12. Asistență privind obligațiile prevăzute la art. 32–36 GDPR

Ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune, Furnizorul asistă Clientul în asigurarea respectării obligațiilor privind securitatea prelucrării (art. 32), notificarea încălcărilor către autoritatea de supraveghere și comunicarea către persoanele vizate (art. 33 și 34), evaluarea impactului asupra protecției datelor (art. 35) și consultarea prealabilă a autorității de supraveghere (art. 36), în principal prin punerea la dispoziție a informațiilor relevante despre Serviciu și despre măsurile de securitate. Asistența extinsă poate fi facturată la costuri rezonabile, comunicate în prealabil, cu excepția cazului în care este necesară din cauza unei încălcări a Acordului de către Furnizor.

13. Notificarea încălcărilor securității datelor

Furnizorul notifică Clientul fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este fezabil, în cel mult 48 de ore de la momentul în care a luat cunoștință de o încălcare a securității Datelor personale ale Clientului. Notificarea se transmite prin e-mail la adresa Administratorului și cuprinde, în măsura în care sunt disponibile:

• descrierea naturii încălcării, inclusiv, dacă este posibil, categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate și de înregistrări afectate;
• numele și datele de contact ale persoanei de la care se pot obține informații suplimentare;
• consecințele probabile ale încălcării;
• măsurile luate sau propuse pentru remedierea încălcării și pentru atenuarea efectelor ei.

Dacă informațiile nu pot fi furnizate simultan, ele pot fi furnizate treptat, fără întârzieri nejustificate. Furnizorul ia măsurile rezonabile pentru limitarea efectelor încălcării și cooperează cu Clientul. Notificarea către ANSPDCP și comunicarea către persoanele vizate revin Clientului, în calitate de operator. Notificarea sau răspunsul Furnizorului nu constituie o recunoaștere a vreunei culpe sau răspunderi.

14. Ștergerea sau returnarea datelor

La încetarea Contractului, Clientul poate exporta Datele Clientului în termen de 30 de zile, potrivit art. 19 din Termeni; exportul prin funcțiile Serviciului constituie returnarea datelor. După expirarea acestui termen, Furnizorul șterge Datele personale ale Clientului din mediul de producție în cel mult 30 de zile, iar din copiile de siguranță prin expirarea ciclului normal de rotație (cel mult 12 luni), cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul român impune stocarea în continuare. Până la ștergere, datele din copiile de siguranță rămân protejate potrivit prezentului Acord și nu sunt prelucrate activ. La cerere, Furnizorul confirmă în scris ștergerea.

15. Audit și inspecții

Furnizorul pune la dispoziția Clientului toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor prevăzute la art. 28 GDPR și permite și contribuie la audituri, inclusiv inspecții, în următoarele condiții:

• în primul rând, auditul se realizează prin documentație: Furnizorul răspunde, într-un termen rezonabil, la un chestionar scris privind securitatea și protecția datelor și pune la dispoziție descrierea măsurilor tehnice și organizatorice și, dacă există, rapoarte sau certificări relevante;
• dacă informațiile furnizate nu sunt suficiente pentru a demonstra conformitatea ori dacă auditul este cerut de autoritatea de supraveghere, Clientul poate efectua o inspecție la fața locului, direct sau printr-un auditor independent care nu este concurent al Furnizorului, cu o notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile, cel mult o dată pe an calendaristic (cu excepția auditurilor cerute de o autoritate sau ca urmare a unei încălcări a securității datelor), în timpul programului normal de lucru și fără a perturba activitatea Furnizorului;
• auditorul semnează în prealabil un angajament de confidențialitate; auditul nu poate oferi acces la datele altor clienți, la informații comerciale confidențiale ale Furnizorului ori la sisteme ale căror securitate ar putea fi compromisă și se limitează, pentru infrastructura subîmputerniciților, la informațiile puse la dispoziție de aceștia;
• toate costurile auditului sunt suportate de Client; timpul alocat de personalul Furnizorului peste o zi lucrătoare pe an poate fi facturat la tarife rezonabile, comunicate în prealabil, cu excepția cazului în care auditul relevă o încălcare semnificativă a Acordului de către Furnizor.

16. Obligațiile Clientului

În calitate de operator de date, Clientul:

• răspunde pentru legalitatea prelucrării Datelor personale ale Clientului, inclusiv pentru existența unui temei legal potrivit art. 6 și art. 9 GDPR (de exemplu, art. 9 alin. (2) lit. h), corelat cu contractele încheiate cu clinicile și medicii și cu obligația de secret profesional);
• asigură informarea persoanelor vizate potrivit art. 13 și 14 GDPR, direct sau prin clinici și medici;
• introduce și instruiește Utilizatorii să introducă numai datele strict necesare (de exemplu, inițialele sau un cod intern al pacientului) și să nu încarce documente medicale complete ori date de identificare suplimentare inutile;
• gestionează corect conturile, rolurile și permisiunile Utilizatorilor și revocă la timp accesul persoanelor care nu mai colaborează cu laboratorul;
• decide, pe propria răspundere, dacă folosește IQ Bot, ținând seama de transferurile descrise la art. 10, și informează Utilizatorii să nu includă date inutile în întrebări;
• răspunde cererilor persoanelor vizate și notifică, atunci când este cazul, ANSPDCP și persoanele vizate în caz de încălcare a securității datelor;
• realizează, dacă este cazul, evaluarea impactului asupra protecției datelor și ține evidența activităților de prelucrare;
• se asigură că instrucțiunile sale respectă legea și informează prompt Furnizorul despre orice eroare sau neregulă constatată în prelucrare.

17. Răspundere

Răspunderea fiecărei părți față de persoanele vizate este stabilită potrivit art. 82 GDPR. Furnizorul răspunde pentru prejudiciul cauzat de prelucrare numai dacă nu și-a respectat obligațiile prevăzute de GDPR care revin în mod specific persoanelor împuternicite sau dacă a acționat în afara instrucțiunilor legale ale Clientului ori contrar acestora.

În raporturile dintre părți, răspunderea Furnizorului decurgând din prezentul Acord este supusă limitărilor și excluderilor prevăzute în Termeni (art. 24), în măsura maximă permisă de lege; aceste limitări nu afectează drepturile persoanelor vizate. Clientul despăgubește Furnizorul pentru pretențiile, amenzile și prejudiciile rezultate din prelucrarea Datelor personale ale Clientului fără temei legal, din instrucțiuni ilegale sau din încălcarea de către Client a obligațiilor prevăzute la art. 16.

18. Durata și încetarea

Acordul intră în vigoare odată cu acceptarea Termenilor și încetează automat la data ștergerii tuturor Datelor personale ale Clientului potrivit art. 14. Obligațiile care, prin natura lor, trebuie să supraviețuiască (confidențialitate, securitate, ștergere, răspundere) rămân în vigoare până la îndeplinirea lor.

19. Dispoziții finale

Acordul este guvernat de legea română și de GDPR. Litigiile se soluționează potrivit art. 31 din Termeni. Furnizorul poate actualiza prezentul Acord, inclusiv Anexele, pentru a reflecta schimbări legislative, ale practicii autorităților sau ale Serviciului, în condițiile art. 27 din Termeni, fără a reduce nivelul de protecție a datelor. Notificările privind protecția datelor se transmit Furnizorului la [email protected], iar Clientului la adresa de e-mail a Administratorului.

20. Anexa 1 – Măsuri tehnice și organizatorice

Controlul accesului și izolarea datelor

• izolarea logică a datelor fiecărui cont de laborator (tenant); interogările aplicației sunt limitate la contul de laborator al Utilizatorului autentificat;
• permisiuni bazate pe roluri (administrator, tehnician, medic); medicii au acces exclusiv la propriile comenzi și plăți;
• gestionarea Utilizatorilor de către Administratorul Clientului, cu posibilitatea dezactivării imediate a accesului;
• acces administrativ al personalului Furnizorului limitat la persoanele care au nevoie de el, pe principiul privilegiului minim.

Autentificare

• stocarea parolelor numai sub formă criptată ireversibil (hash), cu algoritmi adecvați;
• protecție împotriva încercărilor repetate de autentificare (limitarea și blocarea temporară a încercărilor de tip „forță brută”);
• cod PIN opțional pentru acțiunile și zonele sensibile;
• sesiuni cu expirare și posibilitate de deconectare;
• schimbarea parolei doar după confirmarea parolei curente, iar resetarea parolei unui utilizator numai de către administratorul contului sau de Furnizor, după verificarea identității solicitantului.

Securitatea aplicației și a transmiterii

• criptarea tuturor comunicațiilor prin HTTPS (TLS);
• protecție împotriva falsificării cererilor (tokenuri CSRF);
• validarea datelor de intrare și măsuri împotriva vulnerabilităților web uzuale;
• actualizarea periodică a componentelor software și aplicarea corecțiilor de securitate.

Jurnalizare și monitorizare

• jurnal de audit al acțiunilor efectuate în contul de laborator (cine, ce, când);
• jurnalizarea autentificărilor și a încercărilor eșuate, cu adresele IP, păstrate 30 de zile.

Disponibilitate și reziliență

• copii de siguranță automate ale bazei de date: zilnice (păstrate 14 zile), săptămânale (păstrate 8 săptămâni) și lunare (păstrate 12 luni), stocate în România;
• arhivă internă de 30 de zile pentru fișele de comandă șterse;
• găzduire într-un centru de date din România, la un furnizor specializat.

Măsuri organizatorice

• obligații de confidențialitate pentru personalul și colaboratorii cu acces la date;
• minimizarea datelor transmise către IQ Bot și limitarea contextului la datele Utilizatorului sau ale contului de laborator;
• contracte de prelucrare a datelor cu subîmputerniciții;
• procedură de gestionare a incidentelor și a încălcărilor securității datelor;
• revizuirea periodică a măsurilor de securitate.

21. Anexa 2 – Lista subîmputerniciților

Denumirea exactă a furnizorului de e-mail tranzacțional și lista actualizată a subîmputerniciților pot fi obținute oricând la cerere, la [email protected]. Furnizorii de servicii de contabilitate, facturare și plăți ai Furnizorului prelucrează exclusiv datele pentru care Furnizorul este operator și nu au acces la Datele personale ale Clientului.